فکس اینترنتی چیست | با صفر تا صد این مفهوم جدید آشنا شوید

در این عصر فوق مدرنتیه و دیجیتالی شدن، به‌نظر میرسه که دیگه وقتش شده با دستگاه فکس و کاغذ و قلم خداحافظی کنیم. اما فکس کردن رو نمیشه به‌همین راحتی کنار گذاشت چون بخش مهمی از تجارت و رد و بدل کردن اسناد اداریه (مثل قراردادهای حقوقی). پس بهتره که شکل اون متناسب با شرایط فعلی تغییر کنه و این تغییر، همون فرایند فکس اینترنتی هست.

فکس اینترنتی یک مفهوم نسبتا جدیده که در همین دوره‌ی کوتاه تونسته طرفدارهای زیادی به‌دست بیاره. خیلی از مشکلات فکس‌های قدیمی در مورد فکس اینترنتی وجود نداره و کار با اون خیلی راحت‌تره. در این مقاله می‌خوام توضیح بدم فکس اینترنتی چیه و چطور کار می‌کنه.

فکس اینترنتی چیه؟

به لطف دیجیتالی شدن دنیای اطرافمون، امروزه شما می‌تونین از طریق یک کامپیوتر ساده و بدون نیاز به ماشین فکس، اسناد و مدارکتون رو به هر کجا و در هر زمانی که می‌خواین فکس کنین. فکس اینترنتی یک محصول جدیده که توی اون به‌جای استفاده از شبکه‌های تلفنی سوئیچ‌شده یا خطوط زمینی فیبر نوری، از شبکه‌ی جهانی IP استفاده می‌کنه.

هر سندی رو میشه با فکس اینترنتی ارسال کرد که شامل اسناد Microsoft Word، فایل‌های PDF و تصاویر اسکن شده میشه. فکس اینترنتی یک سرویس میزبانی شده هست، به این معنی که به خرید و نصب سرورهای فکس، مودم‌ها و نرم‌افزارهای خاص نیازی نداره. بسته به ارائه‌دهنده‌ای که برای فکس اینترنتی انتخاب می‌کنین (که به‌عنوان فکس آنلاین یا فکس ابری هم شناخته میشه)، رِنج وسیعی از ابزارها و خدمات در اختیارتون قرار می‌گیره که می‌تونه کار رو خیلی واستون راحت کنه.

فکس آنلاین چطور کار می‌کنه؟

برای استفاده از فکس اینترنتی به تجهیزات یا نرم‌افزار خاصی احتیاج ندارین. فقط باید برای عضویت توی یک سرویس ارسال فکس آنلاین شخص سوم ثبت نام کنین و با این کار، ایمیل‌های خروجی شما رو به فکس و فکس‌های ورودی شما رو با پرداخت هزینه به ایمیل تغییر شکل میده. برای ارسال آنلاین اولین فکس به سه چیز احتیاج دارین:

• اتصال به اینترنت
• امکان دریافت و ارسال ایمیل
• اشتراک آنلاین فکس

مدل دریافت فکس با روش قدیمی فرقی نداره و شما می‌تونین به همون شیوه‌‌ی سابق اون‌ها رو دریافت کنین. سرویس اشتراکی که توشون ثبت نام می‌کنین با دریافت هزینه‌، یک شماره‌ فکس بهتون میده. فرستنده شماره‌ی‌ شما رو می‌گیره تا طبق معمول برای شما نمابر ارسال کنه. وقتی سرویس آنلاین فکس، فکس رو دریافت می‌کنه، اون رو به یک پیوست ایمیل تبدیل کرده و برای شما ارسال می‌کنه. شاید باور نکنید اما انجام این کار واقعا به همین آسونیه.

روش‌های مختلف ارسال و دریافت فکس آنلاین

یادتون باشه که برای ارسال و دریافت نمابر از طریق فکس اینترنتی، فرستنده یا گیرنده یا هر دو باید اشتراک فکس اینترنتی معتبر داشته باشن. شما می‌تونین با حساب فکس آنلاین خودتون به‌راحتی به هر دستگاه نمابر یا سرور نمابری، فکس ارسال کنین. روش‌های مختلفی برای ارسال این فکس وجود داره که در ادامه هرکدوم رو واستون به‌صورت خلاصه توضیح میدیم:

Web Faxing

در این روش، شما می‌تونین از یک برنامه‌ی دسکتاپی یا مبتنی بر وب برای ارسال فکس استفاده کنین. تمام اسناد شما در فضای ابری ذخیره میشن و فقط کافیه که رایانه‌ی شخصی یا لپ تاپی متصل به اینترنت داشته باشین تا بتونین به بایگانی‌تون دسترسی پیدا کنین. معمولاً موقع ارسال فکس جدید در صندوق ورودی، با اعلانی از طریق Email یا Push به شما اطلاع داده میشه.

فکس موبایلی

توی این روش، تلفن یا تبلت Android یا iOS شما به یک دستگاه فکس کاملاً کاربردی تبدیل میشه و حتی می‌تونین از دوربین گوشیتون برای اسکن اسناد فیزیکی و تبدیل اون‌ها به اسنادی استفاده کنین که برای ارسال از طریق فکس آماده هستن.

ارسال نامه‌ی الکترونیکی

در این روش ارسال فکس به آسونیِ ارسال ایمیله. شما می‌تونین از هر سروری از جمله Gmail ،Yahoo و Outlook فکس رو به هر دستگاه فکس یا اینترنت ارسال کنین. در طرف دیگه، نمابرهای دریافتی شما هم توی ایمیل‌هاتون دریافت میشه.

Fax API

سرویس برنامه نویسیِ فکس قابل برنامه‌ریزی بهتون کمک می‌کنه تمام موارد فکس خودتون رو از هر برنامه، نرم‌افزار یا سیستمی انجام بدین.

مزیت‌های فکس اینترنتی نسبت به فکس قدیمی

بعضی از مزایای فکس اینترنتی در مقایسه فکس قدیمی در ادامه اومده:

عدم نیاز به تجهیزات

یکی از تفاوت‌هایی که فکس معمولی با فکس اینترنتی داره؛ نیاز به تجهیزات اضافیه. برای فکس قدیمی، شما به یک دستگاه فکس و یک خط تلفن ثابت نیاز دارین. این در حالیه که برای فکس اینترنتی فقط کافیه لب‌تاپ‌تون همراهتون باشه، اون‌وقت می‌تونین از هرجایی که می‌خواین فکس رو ارسال کنین. تازه به اینترنت خیلی پرسرعت هم نیازی نداره. اینترنت کم سرعت هم می‌تونه کارتون رو راه بندازه. تا همین‌جا می‌تونین ببینین که از نظر مالی فکس اینترنتی به صرفه‌تره.

صرفه‌جویی در مصرف کاغذ

موضوع بعدی، صرفه‌جویی در مصرف کاغذه. در روش فکس قدیمی، هم ارسال کننده و هم دریافت کننده باید کاغذ مصرف کنن. این کار خیلی به نفع محیط زیست هست و در درازمدت با استفاده از فکس اینترنتی می‌تونین به میزان زیادی در استفاده از کاغذ صرفه‌جویی کنین.

هزینه‌ی کمتر

شما برای فکس اینترنتی به یه حساب فکس ماهانه نیاز دارین. یعنی بعد از این‌که سرور مناسب رو انتخاب کردین، باید ماهانه یه مبلغی رو به‌عنوان حق اشتراک واریز کنین. اما نگران نباشین؛ این هزینه‌ها خیلی کمتر از هزینه‌‌ی تهیه‌‌ی دستگاه فکس، جوهر، کاغذ و خط تلفن ثابته.

امضای الکترونیک

در فکس اینترنتی شما این امکان رو دارین که از امضای الکترونیک هم استفاده کنین که خیلی به‌روزتر از امضاهای قدیمیه و مصرف کاغذ رو هم کاهش میده.

ایمنی بالا

فکس آنلاین ایمن هم هست و میزبان اون از سیستم‌های رمزگذاری مثل OpenSSL برای انتقال مطمئن داده‌ها استفاده می‌کنه. پس نیازی نیست نگران لو رفتن مدارک شرکتی باشید. به کمک این سیستم رمزگذاری هیچکس جز شخصی که فکس رو ارسال می‌کنه و کسی که فکس رو دریافت می‌کنه، نمی‌تونه محتویات داخل فکس رو بخونه.

مشکلات فکس آنلاین

البته که فکس اینترنتی هم مثل همه‌ی‌ تکنولوژی‌های دیگه مشکلاتی داره که در لیست زیر به بعضی از این مشکلات اشاره شده:

افزونگی یا حشو

خیلی از شغل‌ها مثل پزشک‌ها و مشاغل حقوقی همیشه به امضای واقعی نیاز دارن و امضاهاشون باید به‌صورت دستی پای مدارک و اسناد زده بشه و به‌صورت الکترونیکی اعتبار نداره. این یعنی، این مشاغل و سایر مشاغل مشابه، هیچ‌وقت نمی‌تونن به‌طور کلی به فکس اینترنتی متکی بشن و مجبورن از همون فکس قدیمی استفاده کنن. اگه شما هم جزو همین مشاغل هستین، حداقل فعلاً مجبورین دست به دامن همون ماشین فکس قدیمی‌تون بشین و برای فکس اینترنتی ثبت نام نکنین چون این فقط باعث ایجاد هزینه‌های اضافی میشه.

مشکلات تکنولوژیکی

البته که ما توی عصر تکنولوژی دیگه انتظار مشکلات ارتباطی رو نداریم اما به هر حال این موضوع اجتناب ناپذیره. قبلاً اتفاق افتاده و دوباره هم تکرار میشه. چه قطعی عمومی برق و چه قطعی اینترنت هر دو می‌تونن مانع استفاده از این خدمات بشن. درسته که دستگاه‌های فکس قدیمی هم به برق احتیاج دارن، اما وابسته به‌وجود اینترنت نیستن و شما می‌تونین ازشون استفاده کنین.

گنجایش ذخیره‌سازی

ذخیره‌‌ی فکس‌های ارسالی و دریافت‌شده مهمه و شما به‌عنوان صاحب شغل باید بتونین اون‌ها رو ذخیره کنین تا سابقه‌ی‌ دقیقی از مکاتباتتون داشته باشین. در مورد فکس آنلاین مهمه که از چه ارائه‌دهنده‌ی خدماتی استفاده کنین، چون این میزبان، حجم و مدت زمان ذخیره‌سازی شما رو کنترل و محدود می‌کنه.

البته این مشکل یک راه‌حل ساده داره. در سیستم فکس اینترنتی، یک سرویس Cloud برای ذخیره‌سازی دائمی و دسترسی آسون‌تر وجود داره اما استفاده از اون مستلزم پرداخت هزینه است و خیلی از کسب‌وکارها ممکنه تشخیص بدن که پرداخت چنین هزینه‌ای می‌تونه غیرضروری باشه و همون حجم ارائه‌شده توسط میزبان کافیه.

اشتراک ماهانه

اشتراک استاندارد ماهانه برای اکثر مشاغل بزرگ که هر ماه مقدار قابل توجهی از مکاتبات خودشون رو از طریق فکس ارسال و دریافت می‌کنن، مشکل بزرگی نیست. اکثر ارائه دهندگان فکس آنلاین، بسته‌هایی با حدود 300 صفحه در ماه رو ارائه میدن و در این سطح، تنظیم یک حساب برای فکس آنلاین می‌تونه یک اقدام واقعی و صرفه‌جویانه در هزینه باشه. با این حال، اگه کسب‌وکار شما در بیش‌تر مراحل کاری روزمره‌، به ارتباطات فکسی متکی باشه، ممکنه مجبور باشین هزینه‌ی‌ زیادی برای این کار پرداخت کنین. پس قبل از ثبت نام در هرکدوم از این میزبان‌ها، بهتره تحقیقی کنین که با توجه به حجم ارسالی و دریافت ماهانه‌ی شما، آیا استفاده از این خدمات براتون به‌صرفه هست یا نه.

نیاز به تحقیق داره

درست مثل ثبت نام برای هر موضوع دیگه‌ای به‌صورت آنلاین، لازمه که قبل از ثبت نام در مورد خدماتی که استفاده می‌کنین و هزینه‌ای که صرف می‌کنین، تحقیقاتی انجام بدین. ما برای اطمینان از اینکه پولتون رو عاقلانه خرج کنین، بهتون توصیه می‌کنیم که در مورد هزینه و فواید کار بررسی‌هایی انجام بدین و برنامه‌های مختلف رو با هم مقایسه کنین تا مطمئن بشین که کسب‌وکار شما دقیقا همون چیزی رو به دست میاره که نیاز داره. اگه واسه میزبانی ثبت نام کنین که نیازهای شما رو برآورده نکنه، یا برای خدماتی هزینه کنین که نیازی بهشون ندارین در این صورت فقط سرمایه‌ی خودتون رو به باد دادین.

شما دستگاه نمابر خودتون رو می‌شناسید

در نهایت فکس اینترنتی هر مزیتی که داشته باشه، شما باید به این فکر کنین که شما و کارمندانتون با کدوم فناوری راحت‌تر هستین. تغییر مسیر یک‌باره از سمت فکس سنتی به فکس اینترنتی می‌تونه منجر به ایجاد اختلال در فعالیت کسب‌وکار شما بشه. اگر در موارد فنی و استفاده از ابزارهای تکنولوژیکی به روز نباشین ممکنه کلافه و ناامید بشین.

ویژگی‌های خاص فکس اینترنتی

بسته به ارائه‌دهنده‌ای که برای فکس اینترنتی‌تون انتخاب می‌کنین، ممکنه ویژگی‌ها و خدمات مختلفی به شما ارائه بشه. اما در ادامه‌‌ی این بخش بعضی از مهم‌ترین ویژگی‌های خدمات فکس اینترنتی رو آوردیم. وقتی که قصد دارید یک ارائه‌دهنده رو انتخاب کنین، باید مطمئن باشید که این ویژگی‌ها رو به شما ارائه بده:

• انتقال سریع و با کیفیت فکس
• امن و قابل اعتماد بودن فرایند ارسال و دریافت
• قابل استفاده برای دستگاه‌های وب، Android و iOS
• داشتن رابط کاربری فوق العاده آسان
• داشتن فضای ذخیره‌ی ابری
• امکان استفاده از امضای الکترونیک
• داشتن اسکنر داخلی برای اسکن اسناد
• بتونین برای شمار‌ه‌هایی که به شماره‌گیری داخلی نیاز دارن، نمابر ارسال کنین
• ارسال فکس به دستگاه‌های فکس
• تحویل برنامه‌ریزی شده
• ارسال هم‌زمان فکس به چندین مخاطب
• سازگار با HIPAA

حرف آخر

به‌طور کلی استفاده از فکس اینترنتی می‌تونه خیلی مفید باشه. فقط کافیه شرایط خودتون و کسب‌وکارتون رو بسنجین و آنالیزهای اولیه رو انجام بدین. به‌طور کلی برای شرکت‌هایی که کمتر از 300 فکس در ماه دریافت می‌کنن، نمابر آنلاین می‌تونه گزینه‌ی‌ کم هزینه‌تری باشه که مزایای دیگه‌ای مثل امکان ارسال فکس به‌صورت آنلاین از هرجای دنیا از طریق دستگاه هوشمند رو هم به شما ارائه میده.

با این حال، اگه شرکت شما شرکتیه که ماهانه باید صدها فکس رد و بدل کنه یا برای انجام کسب‌وکارش به امضاهای دست‌نویس احتیاج داره، استفاده از یک سیستم فکس قدیمی ممکنه مفیدتر باشه. تصمیم شما برای ارسال فکس اینترنتی در نهایت به شما و نیازهای تجاریتون بستگی داره.

سوالات متداول