خرید دستگاه فکس: هنگام خرید به چه نکات و مشخصاتی باید توجه داشت؟

شاید فکر کنین که فناوری فکس یا نمابر در قرن بیست و یکم منسوخ شده، اما این عقیده درست نیست. دستگاه‌های نمابر هنوز هم یکی از عناصر اصلی در دفاتر سنتی هستن و خرید دستگاه فکس هم برای بسیاری از افراد اهمیت داره. اگه شما نت‌رانی‌های عزیز هم به خرید این وسیله نیاز دارید اما پیش از هر چیز می‌خواید اطلاعات جامعی در این زمینه کسب کنید، با این مطلب همراه باشید.

فکس چه نوع دستگاهیه؟

فکس که در اصطلاح بهش دورنگار هم میگن، وسیله‌ایه برای ارسال اسناد کاغذی مختلف به مکان‌های دیگر از راه خط تلفن ازش استفاده میشه. در واقع میشه گفت که دستگاه فکس، یک وسیله‌ی چندکاره است که کارهای دستگاه‌های مختلفی مثل تلفن، پرینتر و اسکنر رو انجام میده. البته باید بدونید که امکان استفاده از قابلیت‌های اسکنر و پرینتر در دستگاه نمابر به‌صورت مجزا وجود نداره، یعنی شما نمی‌تونین برای اسکن و بعد ذخیره‌ی تصاویر داخل کامپیوترهای شخصی خودتون از فکس استفاده کنین.

ضرورت خرید دستگاه فکس چیه؟

ممکنه این سوال پیش بیاد که چه زمانی خرید یک دستگاه فکس اهمیت و ضرورت داره؟ در جواب به این سوال باید گفت که اگرچه خیلی از مردم فکر می‌کنن هرکاری که یک دستگاه فکس انجام میده، به لطف گسترش اینترنت در دسترس هست و دیگه نیازی به استفاده از فکس نیست؛ اما این تصور اشتباهه. جاهایی هست که به داشتن فکس نیاز مبرم هست؛ مثلا، ارسال نسخه‌ی خطی یا سندی که دارای امضای دستیه، بسیار سریع‌تر از فرآیند اسکن، ارسال ایمیل و چاپ کردن اون سند هست.

با توجه به این نکته شاید از نظر صاحبان مشاغل اروپایی و برخی کشورها، خرید دستگاه فکس و استفاده از اون عجیب به‌نظر برسه، اما در خیلی از جاهای دنیا دسترسی به اینترنت، گسترده نیست؛ در صورتی که بیش‌تر نقاط دنیا به خط تلفن ثابت که اساس کار نمابر محسوب میشه، دسترسی وجود داره. بنابراین، شرکت‌های بین‌المللی که در این مناطق فعالیت دارن، به فکس نیاز خواهند داشت. مثلا شرکتی که از یک کارخونه‌ی چوب‌بری در جنگل‌های بارانی برزیل چوب می‌خره، فقط به کمک دستگاه نمابر می‎‌تونه اسناد مورد نیاز رو مبادله کنه.

فکس چطوری کار می‌کنه؟

قبل از خرید دستگاه فکس بهتره بدونید که این دستگاه چطور کار می‌کنه. اینکه چطور می‌تونین سندی رو با فکس ارسال کنین، بسته به نوع دستگاه و شیوه‌ی‌ ارسال (سند کاغذی یا فایل‌های کامپیوتری) شاید کمی متفاوت باشه، ولی اکثر دستگاه‌های فکس برای ارسال و دریافت اسناد از یک شیوه‌ی کاملا مشابه پیروی می‌کنن.

برای این کار اول باید سندی رو که قصد ارسال اون رو دارید، داخل محفظه‌ای قرار بدید که روی دستگاه هست و بعد از قابلیت تلفن دستگاه استفاده کرده و با مقصد مدنظرتون ارتباط تلفنی برقرار کنید و گزینه‌ی ارسال رو انتخاب کنید.

بعد از این مرحله، دستگاه سند رو به داخل می‌کشه و اسکن انجام میشه. سپس ارسال یک نمابر آغاز میشه که شامل تبدیل اسناد ملموس، مثل متن یا عکس، به داده‌های دیجیتاله. این روند به لطف یک اسکنر نوری تعبیه شده در دستگاه انجام میشه. داده‌ها در دستگاه گیرنده پردازش میشن و چاپ و دریافت سند انجام میشه.

فرقی نداره که شما برای خرید فکس ساده یا پیشرفته اقدام کرده باشید. این روند در همه‌ی این دستگاه‌ها به شکل یک‌سان انجام میشه. تفاوت در قابلیت‌ها، از نکات دیگه‌ای هست که در ادامه‌ی این مطلب به اون اشاره شده.

انواع دستگاه فکس

اولین و مهم‌ترین نکته‌ای که در رابطه با خرید دستگاه فکس باید در نظر گرفته بشه، نوع دستگاهه. از این نظر میشه دستگاه‌های فکس رو به انواع زیر تقسیم‌بندی کرد:

دستگاه‌های فکس لیزری

یکی از مدل‌هایی که در زمینه‌ی خرید دستگاه فکس مورد توجه قرار می‌گیره، دستگاه‌های فکس لیزری هست. دستگاه لیزری به این دلیل که از تونر استفاده میکنه، کیفیت بسیار بالا و طرفداران زیادی داره. از مهم‌ترین ویژگی‌های این نوع دستگاه میشه به پرینت کردن سرعت بالا و دقت بسیار زیاد در طول فرآیند ارسال و دریافت نامه، اسکن کردن، کیفیت بالایی که در چاپ دیتا داره، قابلیت تلفکس، برخورداری از دفترچه تلفن، قابلیت وصل شدن به کامپیوتر، داشتن حالت پیغام‌گیر، برخورداری از قابلیت ارسال داده‌ها با تأخیر، امکان مسدود کردن دریافت نامه، قابلیت ارسال سربرگ و حافظه‌ی دریافت اشاره کرد.

علاوه بر این، دستگاه‌های فکس لیزری برای مجموعه‌هایی که قراره چند کاربر از یک دستگاه نمابر استفاده کنن و در طول روز تعداد بسیار زیادی فکس ارسال و دریافت بشه، بهترین انتخاب هستن. این دستگاه‌ها علاوه بر سرعت بالاتری که دارن، مواد مصرفیشون هم نسبت به مدل‌های دیگه مقرون به‌صرفه‌تره.

دستگاه‌های فکس کاربنی

همون‌طور که از اسم دستگاه‌های فکس کاربنی مشخصه، برای کار خودش به کاربن احتیاج داره. کاربن از روی عنصر گرمایی که در دستگاه هست، عبور کرده و نوشته‌ روی اون چاپ میشه. نکته‌ی مهمی که برای خرید دستگاه فکس کاربنی باید بهش توجه کنین اینه که با کاغذ معمولی A4 کار می‌کنه و به کاغذ  خاصی نیاز نداره.

از قابلیت‌ها و مشخصات این نوع دستگاه فکس، میشه به موارد زیر اشاره کرد:

• • برخورداری از قابلیت اتصال به کامپیوتر
  • برخورداری از حالت منشی تلفنی و قابلیت ضبط پیغام در حافظه
  • برخورداری از گوشی تلفن جانبی

زمانی که این مدل به کامپیوتر متصل بشه، می‌تونین به‌عنوان اسکنر یا پرینتر هم از نمابر استفاده کنین. این دستگاه علاوه بر تمام مواردی که گفتم دارای سرعت متوسطه و به همین دلیل برای شرکت‌هایی که ارسال و دریافت اسنادشون متوسطه انتخاب ایدئالی هستن.

دستگاه‌های فکس حرارتی

یکی از مدل‌هایی که در هنگام خرید دستگاه‌ فکس در بازار می‌بینین، فکس‌های حرارتیه. این مدل هم مثل دو نمونه‌ی قبلی برای ارسال و دریافت اسناد به خط تلفن متکیه. عملکرد این مدل دستگاه‌ فکس برای ارسال داده، به این شکل هست که اول داده‌های مورد نظر رو اسکن کرده و این داده‌ها به شکل نقطه‌های سفید و سیاه خونده میشه. در آخر هم اطلاعات خونده شده، رمزگذاری و فشرده شده و از طریق خط تلفن شما به مقصد فرستاده میشه.

نکته‌ی مهمی که در رابطه با این نوع دستگاه باید بهش اشاره کرد اینه که برای چاپ نیازی به کارتریج نداره و به‌جای کارتریج برای چاپ کردن داده‌ها روی کاغذ از حرارت استفاده می‌کنه. البته به همین خاطر نمیشه از کاغذ معمولی برای این مدل استفاده کرد و باید کاغذ حرارتی مخصوص این کار رو تهیه کنید.

مزیت مهم خرید فکس حرارتی، هزینه‌ی کم و در عین حال عمر زیاد این مدل نسبت به سایر مدل‌ها هست. البته نکته‌ی منفی اینه که مثل رسیدهای دستگاه خودپرداز که حرارتی هستن و بعد از مدتی کم‌رنگ میشن، اطلاعات روی کاغذهای این نوع فکس هم پاک میشه.

نکات مهم برای خرید دستگاه فکس

باتوجه به اینکه دستگاه فکس یکی از راه‌های ارزون ارتباطی در دفاتر سنتیه، بسیاری از افراد تمایل دارن که برای انجام اموری اداری خودشون از این دستگاه استفاده کنن. برای همین، تصمیم می‌گیرن تا مدل مناسب رو انتخاب و خرید کنن.

اگر شما هم جزو این افراد هستین، ممکنه وارد یک فروشگاه تجهیزات اداری فیزیکی یا آنلاین بشید و با تنوع کالا و مدل‌های مختلف فکس روبه‌رو بشید. ممکنه در این حالت انتخاب برای شما سخت و کمی گیج‌کننده باشه. برای انتخاب و خرید بهترین مدل باید نیازهای خودتون رو در نظر بگیرید و بعد برای خرید اقدام کنید. نکات مهمی که در این رابطه باید به اونها توجه داشته باشید، شامل موارد زیر میشه:

خرید دستگاه فکس متناسب با نیازهای شما

قبل از خرید یک دستگاه فکس، باید تعیین کنید که قصد دارید با اون چه میزان کار کنید و حجم فکس‌هایی که انتظار دارید دریافت کنید چقدره. اگه حجم زیادی فکس در طول روز دریافت می‌کنید قطعا مدل‌هایی مثل فکس لیزری بهتر هستند.

مشخصات دستگاه مورد نظر شما

با توجه به اینکه قیمت دستگاه‌های فکس با توجه به مشخصات فنی متفاوته، خرید دستگاه مورد پسند شما به اطلاعات خاصی نیاز داره. این اطلاعات و مشخصات شامل موارد زیر می‌شه:

• قابلیت کپی کردن: به دلیل اینکه در تمام مدل‌های فکس، اسکنر وجود داره، همه از قابلیت کپی کردن سیاه و سفید برخوردارن، اما نکته‌ی مهم اینه که مدل‌های لیزری برای کپی کردن نسبت به مدل‌های دیگه کیفیت بیشتری دارن.
• اسکنر: در صورتی‌ که دستگاه فکس به کامپیوتر متصل میشه، عمل اسکن گرفتن قابل انجامه. سرعت اسکنر و قابلیت اسکن سیاه و سفید یا رنگی تفاوت مهمیه که در هنگام خرید دستگاه فکس باید بهش توجه ویژه‌ای داشت.
• پرینتر: دستگاه‌هایی که می‌تونن به کامپیوتر متصل بشن، از این قابلیت برخوردار هستن.
• حافظه: اگه شغل شما به‌ صورتیه که ممکنه خارج از زمان اداری برای شما فکس ارسال بشه، بهتره دستگاه فکسی بخرید که دارای حافظه است. موارد ارسال شده داخل حافظه تا زمان مشخصی باقی مونده و هنگام نیاز می‌تونین برای چاپ اقدام کنید.

• ارسال سربرگ: اگه عادت به ارسال نامه و اسناد با سربرگ مجموعه دارید، بهتره برای خرید دستگاه فکس که قابلیت ارسال سربرگ داره، اقدام کنید. اطلاعات مربوط به سربرگ در حافظه‌ی دستگاه ذخیره شده و موارد ارسالی با این اطلاعات فرستاده میشه.
• گوشی تلفن: اگه نیاز دارید که با مقصد ارسال فکس صحبت کنید یا به دنبال خرید فکسی هستید که چندکاره باشه و شما از خرید تلفن مجزا بی‌نیاز بشید، بهتره زمان خرید به اینکه از قابلیت تلفکس برخوردار هست یا نه، توجه ویژه داشته باشید.

حرف آخر

نت رانی‌های عزیز! امیدوارم که با مطالعه‌ی این مطلب از وب‌سایت نت ران و با توجه به نیاز و بودجه‌ای که در اختیار دارید، بهترین مدل و گزینه برای خرید دستگاه فکس رو انتخاب کنید تا در طول زمان، کارایی مدنظر شما رو ارائه بده.

دانلود فایل PDF این مقاله:

دانلود فایل PDF

سوالات متداول