استفاده از برنامه ایمیل در ویندوز 10-آموزش قدم به قدم

استفاده از ایمیل در ویندوز 10 یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای ارتباط با دیگرانه. برنامه‌ی mail در ویندوز 10 شامل همه‌ی ویژگی‌های ضروری برای مدیریت یک یا چند حساب ایمیل میشه. یکی از قابلیت‌های جالب ویندوز 10 همین برنامه‌ی ایمیل هست که به شکل پیشفرض روی این سیستم عامل قرار گرفته و به شما امکان میده به راحتی به ایمیل‌هاتون دسترسی داشته باشید. یعنی شما قرار نیست که برای دیدن ایمیل‌ها با مرورگر وارد سایت خاصی بشید.

در واقع شما می‌تونید خیلی راحت داخل خود ویندوز به صفحه‌ی مدیریت ایمیل‌ها وارد بشید. درسته که استفاده از ایمیل در ویندوز 10 به اندازه‌ی Outlook امکانات در اختیار شما قرار نمیده؛ ولی این ابزار تقریبا هر چیزی که اکثر کاربران ایمیل در طول روز نیاز دارند رو در خودش داره. همچنین از سرویس‌های محبوبی مثل Outlook، Exchange، Yahoo، Gmail، iCloud و… با استفاده از پیکربندی‌های سفارشی POP و IMAP پشتیبانی می‌کنه. در ادامه‌ی نحوه‌ی استفاده از ایمیل در ویندوز 10 را به شما آموزش میدیم.

آموزش نحوه استفاده از برنامه ایمیل در ویندوز 10

میشه گفت برنامه‌ی mail یکی از کامل‌ترین و آسان‌ترین ابزارها برای مدیریت یک یا چند تا حساب ایمیل در ویندوز هست. برای یادگیری نحوه‌ی استفاده از این ابزار ما به شما موارد زیر را یاد میدیم.

• اضافه کردن یک اکانت ایمیل جدید
• اضافه کردن چندین اکانت ایمیل
• تغییر تنظیمات حساب ایمیل
• چک کردن و پاسخ دادن به ایمیل‌ها
• نوشتن اولین ایمیل
• شخصی‌سازی برنامه‌ی ایمیل
• حذف یک اکانت ایمیل
• ریست کردن برنامه‌ی ایمیل

اضافه کردن یک اکانت ایمیل جدید

برای شروع کار با ابزار ایمیل در ویندوز 10، شما باید قبل از هر چیز یک اکانت داشته باشید. برای ساخت ایمیل یک اکانت جدید در ایمیل شما باید مراحل زیر را انجام بدید:

• داخل ویندوز روی start کلیک کنید.
• کلمه‌ی mail را داخل سرچ باکس بنویسید و در قسمت نتایج روی بالاترین نتیجه بزنید.
• حالا دکمه‌ی add account را بزنید.

• یک سرویس را انتخاب کنید. شما می‌تونید یکی از سرویس‌هایی که در لیست پایین صفحه به شما پیشنهاد داده شده را انتخاب کنید.

• بعد از اینکه سرویس را انتخاب کردید، دکمه‌ی done را بزنید.
• مراحل سوم تا پنجم را می‌تونید برای پیکربندی هر حساب اضافه‌ی دیگه‌ای هم تکرار کنید. اما اگه قصد اضافه کردن حساب دیگه‌ای ندارید، روی دکمه‌ی Go to inbox کلیک کنید.

پس از تکمیل این مراحل، امکان استفاده از ایمیل در ویندوز 10 برای هر حسابی را دارید. برای اینکه حساب خودتون در هر کدوم از سرویس‌های موجود پشتیبانی شده را فعال کنید، کافیه آدرس و رمزعبور حساب را وارد کنید. چون این برنامه به شکل خودکار خودش تنظیمات سرویس‌ها را تشخیص میده.

اضافه کردن چندین اکانت ایمیل

خب حالا ببینیم برای استفاده از ایمیل در ویندوز 10 اگر بخوایم چند تا حساب کاربری را با ویندوز باز کنیم، باید چیکار کنیم:

• اول از همه به روشی که گفتیم یعنی از طریق سرچ باکس برنامه‌ی mail را باز کنید.
• با زدن روی دکمه‌ی Settings در پنل سمت چپ، تنظیمات برنامه را باز کنید.
• در این قسمت شما به بخش مدیریت حساب‌ها وارد میشید. کافیه روی Manage accounts در سمت راست کلیک کنید.

• در این قسمت روی گزینه‌ی Add account کلیک کنید.

• با زدن روی این دکمه پنجره‌ای برای شما باز میشه که باید داخلش سرویس ایمیلتون را اضافه کنید.

بعد از اینکه این مراحل کامل شد، شما می‌تونید با تکرار همین مراحل هر چند تا اکانتی که خواستید را اضافه کنید. نگران نباشید شما به تمامی امکانات مدیریتی تمامی این حساب‌ها دسترسی خواهید داشت.

تغییر تنظیمات حساب ایمیل

بسته به اینکه شما چه سرویسی را استفاده می‌کنید، در استفاده از ایمیل در ویندوز 10 می‌تونید یکسری تنظیمات حساب را تغییر بدید. برای این کار باید مراحل زیر را طی کنید:

• وارد برنامه‌ی mail بشید.
• حالا از سمت چپ وارد قسمت تنظیمات که آیکنش یک چرخ دنده است، بشید.
• حالا روی قسمت Manage accounts که در سمت راست قرار داره، بشید.

• حالا شما باید حسابی که می‌خواید تنظیماتش را تغییر بدید را انتخاب کنید.
  • در قسمت Account settings شما می‌تونید اسم اکانت را با توضیحات اضافه برای اون تغییر بدید.
  • با زدن روی گزینه‌ی Change mailbox sync settings یک صفحه‌ی دیگه برای شما باز میشه که می‌تونید تنظیمات مختلف را داخل اون کنترل کنید.
  • با استفاده از منوی کشویی Download new content می‌تونید مشخص کنید که برنامه چه زمانی ایمیل‌های جدید را از حساب کاربری شما بازیابی کنید.
  • اگر یک کانکشن محدود دارید، می‌تونید تیک گزینه‌ی Always download full message and Internet images را بردارید تا از ذخیره‌ی داده‌های اضافه یا دانلود محتواهای مخرب جلوگیری بشه.
  • همچنین با انتخاب منوی کشویی Download email from شما به برنامه دستور میدید که چه تعداد ایمیل را داخل باکس ایمیل دسکتاپ به شما نشون بده.
  • در نهایت در زیر قسمت Sync options شما می‌تونید مشخص کنید برنامه فقط ایمیل‌ها را با حساب اصلی همگام‌سازی کنه یا اینکه مخاطبین و تقویم هم همگام‌سازی بشه. برای این کار کافیه دو گزینه‌ی Calendar و People را هم تیک بزنید.

چک کردن و پاسخ دادن به ایمیل‌ها

مهم‌ترین کاری که موقع استفاده از ایمیل در ویندوز 10 نیاز دارید انجام بدید اینه که بتونید ایمیل‌‌هاتون را بخونید و جواب بدید. روش کار این برنامه خیلی تفاوتی با برنامه‌های تحت وب ایمیل نداره. برای این کار باید به روش زیر اقدام کنید:

• وارد برنامه‌ی mail بشید.
• حالا حساب ایمیلی که قصد دارید باهاش ایمیل بفرستید را باز کنید.
• در قسمت زیر Folders لیست ایمیل‌ها را انتخاب کنید.
• در لیست پیام‌ها، ایمیلی که قصد دارید بخونید را انتخاب کنید. با زدن روی ایمیل، متن اون در قسمت سمت راست باز میشه و به شما نمایش داده میشه.

چنانچه فولدری که دنبالش هستید در لیست دیده نمیشه، روی گزینه‌ی more کلیک کنید و پوشه‌ای که میخواید ببینید را روش بزنید. برای اینکه فولدر همیشه در قسمت Folders نمایش داده بشه، کافیه روی اون راست کلیک کنید و گزینه‌ی Add to Favorites را بزنید.

بعد از اینکه ایمیل را دریافت کردید، می‌تونید با انتخاب گزینه‌های نوار ابزار بالا به این ایمیل پاسخ بدید، اونو برای شخص دیگه‌ای فوروارد کنید، بایگانی کنید، حذف کنید یا اینکه فلگ براش ست کنید.

با زدن روی سه نقطه در سمت چپ شما می‌تونید به گزینه‌های اضافه‌تری دسترسی داشته باشید که به شما امکان میده ایمیل را به یک پوشه‌ی دیگه انتقال بدید، اونو به عنوان اسپم علامت بزنید، پرینت بگیرید یا موارد دیگه.

اگه ایمیل‌تون را داخل لیست پیدا نمی‌کنید، کافیه در قسمت بالای لیست پیام‌ها داخل کادر جستجو اونو سرچ کنید. یه روش دیگه هم استفاده از منوی کشویی سمت چپ برای مرتب‌سازی ایمیل‌ها به ترتیب‌های مختلفه که بهتون در مدیریت و پیدا کردن ایمیل کمک می‌کنه.

نوشتن اولین ایمیل

ساخت و نوشتن یک ایمیل هم فرآیند خیلی ساده‌ایه. کافیه مراحل زیر را انجام بدید:

• برنامه‌ی mail را باز کنید.
• حالا در پنل سمت چپ، اکانتی که می‌خواید باهاش ایمیل بفرستید را انتخاب کنید.
• در قسمت سمت چپ روی دکمه‌ی New mail بزنید.

اینجا یک پنجره برای شما باز میشه. دراین پنجره در قسمت روبروی to باید آدرس ایمیل گیرنده‌تون را وارد کنید. شما می‌تونید یک ایمیل را برای چندین نفر ارسال کنید. برای این کار کافیه در این قسمت آدرس گیرنده‌ها را یکی یکی وارد کنید و بین آدرس‌ها سمیکلون (;) قرار بدید.

در فیلد Subject شما باید عنوان ایمیل‌تون را بنویسید.

• خب حالا روی بدنه‌ی ایمیل کلیک کنید تا بتونید محتوای ایمیل‌تون را بنویسید.

موقع نوشتن ایمیل به تب فرمت در بالای باکس متن دقت کنید. در این قسمت یکسری تنظیمات برای فرمت نوشته، استایل، هدینگ و گزینه‌های بازگشت به حالت قبل و بعد محتوا قرار داره که می‌تونید استفاده کنید.

• چنانچه قصد ارسال فایل دارید، بهتره تب دوم یعنی Insert را انتخاب کنید. اینجا شما می‌تونید با انتخاب دکمه‌ی Files هر نوع فایلی را بفرستید. یا اینکه با انتخاب گزینه‌های کناری هر نوع محتوایی مثل لینک، عکس را ارسال کنید یا حتی یک جدول ایجاد کنید و بفرستید.

• تب بعدی تب Draw هست که به شما ابزارهایی برای نوشتن ایمیل به شکل دست‌نویس میده. برای این کار کافیه روی دکمه‌ی Drawing Canvas بزنید. گزینه‌ی Pen یا Highlighter را انتخاب کرده و شروع به نوشتن متن کنید.

• آخرین تب Options هست که برای تنظیم فلگ اولویت‌بندی پیام‌ها استفاده میشه. شما می‌تونید اشتباهات املایی را هم قبل از ارسال ایمیل پیدا و اصلاح کنید. همچنین گزینه‌هایی برای بزرگنمایی یا پیدا کردن یک عنوان در محتوا هم در این قسمت قرار داره.

• بعد از اینکه کار نوشتن متن ایمیل تموم شد، می‌تونید با زدن دکمه‌ی Send در قسمت پایین راست ایمیل را ارسال کنید. یا اگه از ارسال منصرف شدید با زدن دکمه‌ی Discard متن پیام را حذف کنید.

شخصی‌سازی برنامه‌ی ایمیل

منظور از شخصی‌سازی در استفاده از ایمیل در ویندوز 10 اینه که شما می‌تونید ظاهر برنامه را هر طوری که دوست دارید، تغییر بدید. یعنی اینکه این برنامه به شما اجازه میده جنبه‌های مختلفش را مثل تصویر پس زمینه، رنگ یا مودش را عوض کنید. برای اینکه بتونید تنظیمات مرتبط با برنامه‌ی ایمیل را تغییر بدید، کافیه مراحل زیر را جلو برید:

• برنامه‌ی mail را باز کنید.
• وارد قسمت تنظیمات از پنل سمت چپ بشید.
• در اینجا باید گزینه‌ی Personalization را انتخاب کنید.

در این صفحه شما می‌تونید رنگ تم برنامه را عوض کنید و بین دو مد دارک و لایت سوئیچ کنید. همچنین شما می‌تونید تمی را انتخاب کنید که روی کل ویندوز شما اجرا شده. با استفاده از گزینه‌ی Folder and message spacing شما می‌تونید تراکم نمایش را بیشتر کنید. یعنی محتوای بیشتری را در یک صفحه نمایش بده براتون.

همچنین در قسمت Background به شما یکسری تصویر زمینه نشون میده که می‌تونید هر کدوم از اونا را برای پس‌زمینه‌ی برنامه به کار ببرید. همچنین شما محدود به این تصاویر نیستید و می‌تونید از تصاویری که خودتون دوست دارید هم استفاده کنید.

تنظیمات مربوط به پاسخ‌دهی خودکار

پاسخ‌دهی خودکار یکی از جالب‌ترین ویژگی‌های این برنامه هست که به شما اجازه میده که بعضی از پیام‌های خاص را به شکل خودکار پاسخ بدید. با این کار خیالتون راحته که هر کسی به شما ایمیل می‌زنه، جواب مناسبی دریافت می‌کنه. این نکته را هم در نظر داشته باشید که این قابلیت فقط برای حساب‌های outlook فعاله. برای فعال کردن قابلیت automatic replies شما باید مراحل زیر را انجام بدید.

• وارد برنامه mail بشید.
• در قسمت تنظیمات وارد بشید.
• روی گزینه‌ی automatic replies کلیک کنید.
• با استفاده از منوی کشویی آدرس ایمیل‌های Outlook که می‌خواید را وارد کنید.
• حالا تاگل automatic replies را روی حالت فعال قرار بدید.

• در قسمت باز شده زیر عنوان Inside my organization یک پیام سفارشی بنویسید که قراره گیرنده‌ها دریافت کنند. این پیام در پاسخ به هر پیامی از طرف این اشخاص ارسال میشه.
• چنانچه بخواید این پیغام‌های خودکار برای هر شخصی چه در داخل سازمان یا خارج از سازمانتون ارسال بشه، باید تیک Send replies outside of my organization را بزنید. اما اگر فقط ایمیل‌های داخلی را می‌خواید خودکار پاسخ بدید، این تیک لازم نیست.
• اگر هم قصد دارید که ایمیل‌هاتون را به یکسری افراد مشخص ارسال کنید، گزینه‌ی Send replies only to my contacts را انتخاب کنید.
• بعد انتخاب این گزینه، در باکس دوم متن ایمیلی که قراره در موقعی که شما قادر به پاسخگویی شخصی نیستید برای مخاطبانتون ارسال بشه را وارد کنید.

در نهایت بعد از انجام این مراحل، برنامه‌ی mail به شکل خودکار در زمان‌هایی که حضور ندارید، طبق پیکربندی انجام شده جواب ایمیل‌هاتون را میده.

پیکربندی صندوق ورودی متمرکز

یکی دیگه از ویژگی‌های متمایز استفاده از ایمیل در ویندوز 10 استفاده از صندوق ورودی متمرکز یا Focused inbox هست. این قابلیت هم برای اکانت‌های outlook فعاله. چنانچه شما این امکان را فعال کنید، لیست ایمیل‌های شما به دو دسته تقسیم میشه؛ ایمیل‌های متمرکز و عادی.

برای این کار کافیه مراحل زیر را طی کنید:

• برنامه‌ی mail را باز کنید.
• وارد تنظیمات بشید.
• گزینه‌ی Focused inbox را انتخاب کنید.
• از منوی کشویی لیست آدرس ایمیل‌هایی که می‌‌‌خواید در لیست ایمیل‌های متمرکز باشن را انتخاب کنید.
• بعد از اون با فعال یا غیرفعال کردن تیک Sort messages into Focused and Other این قابلیت برای شما فعال یا غیرفعال میشه.

سفارشی کردن امضای ایمیل

منظور از امضای ایمیل، اطلاعات و نوشته‌هایی هست که شما در انتهای ایمیل‌های خودتون اضافه می‌کنید. به عبارتی امضای شماست که زیر ایمیل‌هاتون قرار می‌گیره. شما می‌تونید به جای اینکه هر بار این محتوا را به شکل دستی وارد کنید، به برنامه‌ی ایمیل بگید که خودش خودکار این کار را هر بار انجام بده. کافیه که شما محتوای امضای خودتون را به برنامه بدید تا اون خودش به انتهای ایمیل‌ها اضافش کنه. برای این کار باید مراحل زیر را انجام بدید:

• برنامه‌ی mail را باز کنید.
• وارد تنظیمات بشید.
• قسمت Signature را انتخاب کنید.
• حالا اکانتی که قراره این امضا روی ایمیل‌هاش قرار بگیره را انتخاب کنید. شما می‌تونید با زدن Apply to all accounts این امضا را برای تمامی اکانت‌هاتون فعال کنید.
• تاگل Use an email signature را فعال کنید.
• محتوای امضاتون را تایپ کنید.

• در نهایت با زدن دکمه‌ی ذخیره امضای شما ذخیره و فعال میشه.

وقتی شما این مراحل را انجام بدید، هر ایمیلی که ارسال کنید با امضای شخصی شما در انتهای اون ارسال میشه.

سفارشی کردن نوتیفیکیشن‌ها

یکی از قابلیت‌های جالب استفاده از ایمیل در ویندوز 10 اینه که این برنامه با نمایش اعلان‌ها در Action Center ویندوز ادغام میشه. یعنی شما می‌تونید اعلان‌ ایمیل‌هاتون را از طریق ویندوز دریافت کنید. برای فعال کردن این امکان کافیه مراحل زیر را انجام بدید.

• در قسمت تنظیمات برنامه گزینه‌ی Notifications را انتخاب کنید.
• اکانتی که قصد دارید نوتیفیکیشن‌هاش را دریافت کنید را انتخاب کنید و یا با انتخاب گزینه‌ی Apply to all accounts این قابلیت را برای همه‌ی اکانت‌هاتون فعال کنید.
• حالا تاگل Show notifications in the action center را فعال کنید.

• حالا یکی از سه گزینه را باید انتخاب کنید: نمایش بنر اعلان، پخش صدا یا نمایش اعلان برای فولدرهای پین شده در استارت.

حذف یک اکانت ایمیل

خب حالا که با تنظیمات اکانت ایمیل آشنا شدید، بریم سراغ یکی دیگه از قابلیت‌های استفاده از ایمیل در ویندوز 10، یعنی حذف اکانت. اگر شما یک اکانتی را دیگه احتیاج ندارید، خیلی راحت می‌تونید اونو از روی برنامه‌ی ایمیل حذف کنید. برای این کار کافیه مراحل زیر را انجام بدید:

• برنامه‌ی mail را باز کنید.
• وارد تنظیمات بشید.
• در قسمت Manage accounts در پنل سمت راست کلیک کنید.
• حالا اکانتی که می‌خواید حذف بشه را انتخاب کنید.

• در قسمت Account settings روی گزینه‌ی Delete account from this device کلیک کنید.
• در نهایت دکمه‌ی delete را بزنید.

بعد از کامل شدن این مراحل اکانت شما کاملا از روی برنامه حذف میشه.

ریست کردن برنامه‌ی ایمیل

اگر موقع استفاده از ایمیل در ویندوز 10 به هر دلیلی برنامه‌ی شما دچار مشکل شد، کافیه با یک راهکار سریع مشکل را حلش کنید. برای این کار کافیه برنامه را ریست کنید تا تنظیمات اولیه روی اون اعمال بشه. معمولا این روش برای اغلب مشکلات راهگشاست. برای ریست کردن برنامه کافیه مراحل زیر را انجام بدید:

• تنظیمات ویندوز را باز کنید.
• روی Apps کلیک کنید.
• حالا وارد Apps & features بشید.
• دراین قسمت برنامه‌ی Mail and Calendar را پیدا و انتخاب کنید.
• روی لینک Advanced options کلیک کنید.

• حالا روی گزینه‌ی Reset بزنید.
• یک بار دیگه دکمه‌ی Reset را بزنید تا تغییرات اعمال بشن.

با انجام این مراحل برنامه‌ی ایمیل شما به تنظیمات اولیه‌ی خودش برمیگرده و اغلب مشکلاتی که براش ایجاد شده درست میشه. بعد از اینکه برنامه مجدد نصب شد شما می‌تونید تمامی تنظیمات را به روش‌های گفته شده در بالا دوباره تغییر بدید.

حرف آخر

استفاده از ایمیل در ویندوز 10 می‌تونه کار مدیریت ایمیل‌هاتون را خیلی راحت کنه. اینکه این برنامه در داخل خود ویندوز قرار گرفته و شما نیازی به استفاده از نسخه‌ی وب برنامه‌های مدیریت ایمیل ندارید یک امتیاز بزرگ محسوب میشه. برنامه‌ی mail تمام ویژگی‌های اساسی که اکثر کاربران عادی برای مدیریت حساب‌هاشون بهش نیاز دارند را ارائه میده. البته به جز تامین امنیت ایمیل‌ها که برای اون باید روش‌های دیگه‌ای را انجام بدید.

 برای اینکه بدونید چطور امنیت ایمیل‌هاتون را بالا ببرید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله‌ی 7 روش برای بالا بردن امنیت اکانت Gmail (جیمیل) + ویدیو را مطالعه کنید. در نهایت اینکه شما چه حساب ایمیل در جیمیل داشته باشید یا یاهو یا اوتلوک، در هر حال استفاده از ایمیل در ویندوز 10 به شما کمک می‌کنه که به این حساب‌ها دسترسی داشته باشید و خیلی راحت و کاربردی اونا را مدیریت کنید.

سوالات متداول