آموزش کامل ساخت پاور پوینت برای ارائه – راهنمای گام به گام – قسمت آخر

در بخش نهایی مجموعه‌ی آموزشی ساخت پاور پوینت، سعی داریم که به یک جمع‌بندی برسیم و دید عمیق‌تری نسبت به این نرم‌افزار مفید داشته باشیم. تا این لحظه، با قسمت‌های مختلف برنامه آشنا شدیم تا بتونیم پرزنتیشنی بی‌نقص رو ارائه بدیم. در قسمت آموزش کامل ساخت پاورپوینت برای ارائه – قسمت چهارم به صورت کامل توضیح دادیم که چطور از فایل‌ها و چارت‌ها در پاورپوینت استفاده کنیم.

در بخش پایانی، تمرکزمون بیشتر روی موارد جانبیه که اصولاً کمتر بهشون پرداخته میشه. مواردی مثل امن‌سازی فایل پرزنتیشن، استفاده از تب نقاشی در پاورپوینت، تصحیح املایی متون، اضافه‌کردن لینک، کار با آیکون‌ها و موارد دیگه. پس تا انتهای مقاله همراهمون باشین.

تصحیح املایی و دستورزبانی متون در پروسه‌ی ساخت پاور پوینت

اگر نگرانین که در مراحل مختلف ساخت پاورپوینت، مثلاً توی بخش متن‌ها ایراد املایی و یا دستورزبانی داشته‌باشین، می‌تونین از خود نرم‌افزار پاورپوینت کمک بگیرین تا خطاها رو براتون اصلاح کنه و نتیجه‌ی نهایی بی‌نقصی رو ارائه بده.

برای فعال‌سازی این ویژگی، به تب Review برین و روی گزینه‌ی Spelling کلیک کنین. توی پنجره‌ی بازشده، پاورپوینت برای ایرادها پیشنهاداتی میده که با انتخابشون متن صحیح و در نهایت تغییرات جدید اعمال میشه.

محافظت از اسناد در مراحل ساخت پاورپوینت

ممکنه قبل از ارائه‌ی کارتون واتمام ساخت پاور پوینت، بخوایین با روش‌هایی فایل نهایی رو امن‌سازی کنین. مثلاً از افشای بعضی اطلاعات خصوصی جلوگیری کنین یا حتی کسی اجازه‌ی ویرایش فایلتون رو نداشته باشه.

برای این‌کار، روی تب File بزنین و به بخش Backstage view برین. از زبانه‌ی Info، روی عیب‌یابی یا Check for Issues و بعد Inspect Document کلیک کنین. از پنجره‌ی بازشده، گزینه‌های موردنظرتون رو تیک بزنین و یا تیک رو بردارین.

بعد از این مرحله، اطلاعات حساس و شخصی به شکل تفکیک‌شده براتون نمایش داده میشه. می‌تونین از دکمه‌ی Remove All برای پاک‌کردن این اطلاعات استفاده کرده و پنجره رو ببندین.

نحوه‌ی قفل‌کردن فایل در فرآیند ساخت پاورپوینت

به طور پیش‌فرض، در ساخت پاور پوینت، فایل، قابل بازشدن، کپی و ویرایشه. شاید این موضوع امنیت فایل رو زیر سوال ببره. برای غیرفعال‌کردن این آپشن‌ها لازمه که برای فایلتون محدودیت‌هایی رو اعمال کنین.

برای این‌کار، به تب File و بعد Backstage view رفته و از قسمت Info دستور Protect Presentation رو انتخاب کنین. در منوی کشویی بازشده، گزینه‌ی دلخواهتون رو بزنین. مثلاً Mark as Final که نشون میده شما مایل نیستین که بقیه فایلتون رو ویرایش کنن. هم‌چنین، گزینه‌های دیگه مثل رمزگذاری فایل هم در دسترسه.

اضافه‌کردن لینک به اسلایدهای پرزنتیشن در روند ساخت پاور پوینت

برای جذابیت بیشتر پرزنتیشن و تعامل هر چه بیشتر با مخاطب، می‌تونین از لینک‌ها استفاده کنین. لینک‌ها در روند ساخت پاور پوینت نقش مهمی رو ایفا می‌کنن. از اون جهت که به کمکشون می‌تونین به دیگر صفحات وب، فایل‌ها و اسلایدها به‌راحتی متصل بشین.

لینک‌ها از دو بخش اساسی تشکیل شدن که موقع درست کردن اسلایدها هر دو بخش قابل ویرایشه:

1. آدرس مقصدی که لینک بهش متصل میشه که می‌تونه یک صفحه‌ی وب و یا آدرس ایمیل باشه
2. متن یا تصویری که به عنوان لینک برای مخاطب قابل‌دیدنه

حالا چطور توی مراحل مختلف ساخت power point، به صفحات پرزنتیشن لینک اضافه کنیم؟ اول از همه، تصویر یا متنی رو که قصد دارین لینک بشه انتخاب کنین. روی متن یا تصویر انتخاب‌شده کلیک راست کنین و گزینه‌ی Link رو بزنین.

هم‌چنین می‌تونین از تب Insert، دستور Link رو انتخاب کنین. از پنجره‌ی بازشده، در قسمت Address در پایین، آدرس مقصد موردنظرتون رو وارد کنین. در بالای پنجره در قسمت Text to display هم متن دلخواه برای مخاطب نمایش داده‌میشه. هم‌چنین از منوی سمت چپ، گزینه‌ی Existing File or Web Page رو بزنین.

لازم به ذکره که می‌تونین لینک رو به آدرس ایمیل هم متصل کنین. شاید بپرسین چطوری؟ برای این کار، مراحل قبل رو تکرار کنین. در پنجره‌ی بازشده، به سمت چپ رجوع کرده و این دفعه گزینه‌ی E-mail Address رو بزنین. ایمیلی رو که قصد دارین با لینک بهش وصل بشین وارد کنین و OK رو بزنین.

نحوه‌ی اضافه‌کردن لینک به اسلاید و یا فایل دیگه در مراحل ساخت power point

برای لینک‌شدن به اسلایدهای دیگه در ساخت پاورپوینت، مراحل زیر رو دنبال کنین:

• تصویر یا متن دلخواهتون رو به‌عنوان نماد لینک انتخاب و بعد کلیک راست کنین.
• مجدداً از پنجره‌ی بازشده، در سمت چپ روی گزینه‌ی Place in this Document کلیک کنین.
• لیستی از اسلایدها براتون نمایش داده میشه، اسم اسلایدی رو که قراره بهش لینک بشین انتخاب کنین.

برای لینک‌شدن به فایل، مراحل قبل رو تکرار کنین و فقط در پنجره‌ی بازشده، در سمت چپ گزینه‌ی Existing File or Webpage رو بزنین. سپس منوی کشویی رو باز کنین تا فایلتون رو از مسیر دلخواه انتخاب کنین.

استفاده از تب Draw در ساخت پاور پوینت

در فرآیند ساخت پاورپوینت، چه از قلم دیجیتال استفاده می‌کنین یا ماوس، خاصیت drawing کمکتون می‌کنه تا توی اسلایدها اشکال متنوع طراحی کنین و متون رو ویرایش کنین. تب Draw در نرم‌افزار ورد، اکسل و پاورپوینت قابل‌استفاده هست.

برای استفاده از این قابلیت، به تب Ribbon برین. معمولاً تب Draw در بخش Ribbon وجود داره. اگر نتونستین پیداش کنین مراحل زیر رو انجام بدین تا تب Draw به قسمت ریبون اضافه بشه:

1. روی Ribbon کلیک راست کنین و گزینه‌ی Customize the Ribbon رو بزنین تا پروسه‌ی شخصی‌سازی ریبون شروع بشه.
2. تیک گزینه‌ی Draw رو بزنین تا به ریبون اضافه بشه. به این ترتیب تب Draw به بخش ریبون اضافه شد.

تب Draw چه مزیتی در روند ساخت پاور پوینت داره؟

این تب قابلیت طراحی رو در اختیار کاربر قرار میده: طراحی با خودکار، مداد و هایلایتر. هر کدوم با ظاهری منحصربه‌فرد، فرآیند طراحی‌کردن رو برای کاربر لذت‌بخش می‌کنن.

جالبه بدونین که پهنا و رنگ خطوط قابل‌تغییره و متناسب با سلیقه‌ی شخصی می‌تونین این آیتم‌ها رو تنظیم کنین.

قابلیت پیشرفته‌ی تب Draw و تأثیرش در طریقه ساخت پاور پوینت

کشیدن شکل‌های مختلف به‌صورت دستی همیشه مشکلاتی داره مثل عدم تقارن یا ناموزونی که به کمک آپشن Ink to Shape این مشکل قابل‌حله. یعنی می‌تونین shape دلخواهتون رو -هرچند ناموزون- رسم کنین و گزینه‌ی Ink to Shape رو بزنین تا به‌صورت اتوماتیک ایراداتش رفع شده و shape بی‌نقصی رو داشته‌باشین.

حرف آخر

بالاخره به انتهای آموزش ساخت پاور پوینت رسیدیم. همون‌طور که در مقالات قبلی هم اشاره کردیم، این نرم‌افزار قابلیت‌های بالقوه‌ی زیادی برای ارائه‌ی یک پرزنتیشن باکیفیت در اختیار کاربر قرار میده که به تفصیل بهشون پرداخته‌شد. برای یادگیری بیشتر و ارتقای مهارت‌هاتون می‌تونین مجموعه‌ی آفیس رو از لینک زیر دانلود کنین تا مواردی رو که گفته‌شد تمرین کنین:

سوالات متداول: